? Trong kỳ thực tập chính khóa năm học 2021-2022 này, VNUK-ers được gửi gắm đi thực tập ở rất nhiều doanh nghiệp khác nhau. Mỗi nơi mỗi hoa, mỗi doanh nghiệp là mỗi một môi trường làm việc khác biệt, tạo thử thách cho VNUK-ers trong việc thích nghi và hòa nhập rất nhiều. Và thực tập tại doanh nghiệp nước ngoài lại càng thử thách hơn khi văn hóa, môi trường làm việc và con người tại đó sẽ mang đến cho VNUK-ers rất nhiều trải nghiệm khác với những gì các bạn đã từng biết.
? Trong tập tiếp theo này của series “VNUK-ers thực tập truyện”, VNUK Career Service sẽ đưa các bạn đến với một doanh nghiệp đến từ xứ sở của hoa anh đào, đó là đất nước Nhật Bản, để gặp gỡ 2 cô bạn xinh xắn và giỏi giang: Nguyễn Trần Vân Anh và Trương Bùi Thu Thủy, đều là sinh viên khóa 2019 ngành Quản trị và Kinh doanh quốc tế. Hiện tại 2 cô bạn này đang thực tập tại công ty Murata Manufacturing Việt Nam ở vị trí lần lượt là Kiểm soát viên chất lượng và Nhân viên bộ phận Thu mua.
Đôi nét về công ty: Murata Manufacturing Việt Nam là một trong những đối tác chiến lược của VNUK. Murta là công ty sản xuất linh kiện điện tử với 100% vốn đầu tư nước ngoài bởi Tập đoàn Murata Nhật Bản, dẫn đầu trên toàn thế giới về thiết kế, sản xuất, cung ứng linh kiện và giải pháp điện tử. Với 19 năm hình thành và phát triển, công ty Murata Manufacturing Việt Nam luôn có phương châm mong muốn đóng góp vào sự phát triển của xã hội. Vì vậy, công ty đã trao cho sinh viên VNUK rất nhiều cơ hội thực tập vô cùng chất lượng.
⭐ Làm việc trong môi trường và văn hóa của người Nhật, 2 cô bạn sẽ cho chúng ta biết những thông tin thú vị nào đây? Hãy cùng đọc bài viết sau đây để khám phá ngay nhé!
Công việc hàng ngày đã mang lại cho 2 bạn những kiến thức và kỹ năng gì?
Vân Anh: Hiện tại mình đang làm việc ở bộ phận Kiểm soát sản xuất – Production Control (PC). Các công việc mình được đảm nhận bao gồm tiếp nhận đơn hàng từ OSA (Oversea Sales Agency, nghĩa là đại lý nước ngoài) và trao đổi, thương lượng về ngày giao; kiểm tra tồn kho cho các đơn hàng đến ngày hứa giao hàng; kiểm tra tình hình hàng xuất hàng ngày để điều chỉnh kế hoạch sản xuất; làm các công việc hàng ngày liên quan đến lên kế hoạch sản xuất, lên kế hoạch nguyên vật liệu,…
Để làm được công việc này thì cần phải có niềm đam mê vô tận với các con số, khả năng tính toán thượng thừa cũng như cẩn thận chi li để có thể không gục ngã. Tin học văn phòng (đặc biệt là Excel) là rất cần thiết. Cần nắm vững cách sử dụng và áp dụng tốt các hàm tính toán trong Excel. Vì mình phải làm việc với người Nhật và các OSA trên toàn thế giới nên khả năng tiếng Anh là điều nhất thiết phải trang bị (đặc biệt là kĩ năng writing vì phải trao đổi công viec qua mail và Teams). Và cuối cùng là khả năng tư duy logic để sắp xếp các đầu việc 1 cách hợp lí và hoàn thiện trong thời gian được đưa ra (vì có rất nhiều tasks cần phải hoàn thành trong 1 ngày).
Thu Thủy: Mình thì làm ở team thu mua nguyên vật liệu, phụ trách quản lý nhà cung ứng OHARA (là nhà cung cấp nước ngoài về hoá chất). Mình sẽ là người nhận yêu cầu mua hàng PR (Purchasing Requester) từ hệ thống và xác nhận, gửi email đến nhà cung ứng xin báo giá. Sau đó mình sẽ làm đơn mua hàng PO (Purchasing Order), theo dõi PO, trong đó mình sẽ đàm phán, xin lịch giao hàng theo yêu cầu của người yêu cầu mua. Và cuối cùng là kiểm tra hoá đơn (invoice), bảng danh sách hàng hoá (packing list), phiếu giao hàng (delivery order) của đơn hàng. Công việc nhìn chung thì đơn giản, nhưng quá trình tác nghiệp rất phức tạp, mỗi đơn hàng sẽ có rất nhiều mã hàng hoá khác nhau, mỗi mã hàng sẽ có từng chứng từ liên quan riêng. Vì vậy, thời gian để hoàn thành một đơn hàng dao động từ ít nhất là 15 ngày, có khi phải vài tháng.
Để hoàn thành tốt các công việc trên thì mình nghĩ sẽ cần lắm những kỹ năng như sau. Đầu tiên là kỹ năng viết email vì tất cả mọi vấn đề ở công ty, giữa các phòng ban đều phải xác nhận với nhau qua email và chỉ có phòng mình là nơi trung gian liên lạc giữa người yêu cầu và nhà cung ứng, nên mỗi ngày mình phải viết rất nhiều mail, có ngày ít nhất thì cũng 8-9 email rồi. Viết email phải viết trang trọng, lịch sự, dùng từ ngữ rõ ràng, phù hợp. Và rất may mắn là từ năm 1 trường đã có dạy môn viết email nên em cũng cảm thấy không quá khó khăn. Tiếng anh là bắt buộc vì mình làm việc với nhà cung ứng nước ngoài, nên toàn bộ mọi thứ phải giao tiếp và xử lý bằng tiếng anh. Đó cũng là công cụ để giao tiếp với các quản lý ở công ty. Tiếp theo là kỹ năng Tin học văn phòng, đặc biệt là Excel, Word và Powerpoint nhé. Tuy việc chính là thu mua nguyên vật liệu, nhưng mọi tác nghiệp đa số phải dùng Excel để kiểm tra, tính toán, làm báo cáo hàng hóa hàng ngày, làm liên tục mỗi ngày luôn. Vì vậy, giỏi Excel thì sẽ cảm thấy mọi thứ dễ thở hơn. Đa số một đơn mua hàng sẽ có rất nhiều mặt hàng khác nhau, sẽ có thông tin khác nhau của từng mã, nên phải tập quen với việc sắp xếp, ghi nhớ và ghi note hàng ngày nhé. Ngoài ra thì kỹ năng tự quản lý thời gian, sắp xếp công việc để đúng hạn deadline cũng là điều cần phải cố gắng thực hiện để công việc hiệu quả nè.
Điều gì khiến em ấn tượng về môi trường làm việc/con người/tác phong làm việc của người Nhật?
Vân Anh: Đây là lần đầu tiên mình có cơ hội được trải nghiệm trong 1 môi trường đầy tính kỉ luật và nguyên tắc. Mọi thứ rất quy cũ và đều có trình tự, quy trình thực hiện rõ ràng. Các vấn đề dù lớn nhất đến nhỏ nhất đều có quy định, quy cách thực hiện theo đúng chuẩn. Người Nhật tuân thủ hoàn toàn các quy định được đưa ra, không hề có 1 động thái lách luật nào, họ sẽ tự thích nghi bản thân với môi trường cũng như với bất kì các thay đổi mới nào, người Nhật sẽ đều nhanh chóng áp dụng ngay. Mình cảm thấy (hoặc có thể không thấy được) sự nề hà, kiểu than phiền về các quy đinh mới của công ty đề ra (về các tiêu chuẩn chống dịch, nội quy về đem thức ăn lên văn phòng, cùng rất nhiều nội quy nhỏ lẻ khác).
Thu Thủy: Điều đầu tiên khi mình tiếp xúc và làm việc với người Nhật chính là sự nghiêm túc và chi tiết. Họ tôn trọng và thực hiện nghiêm ngặt đúng các quy tắc đặt ra, đặc biệt khi ở nơi làm việc họ tuân thủ theo nguyên tắc 5S và đây cũng chính là cách để hòa đồng và thực hiện tốt công việc.
- Seiri (lên kế hoạch, lịch trình làm việc cụ thể và loại bỏ những thứ không cần thiết).
- Seiton (sự sắp xếp, gọn gàng trong công việc là nền tảng cho sự chuyên nghiệp).
- Seiso (sạch sẽ, vệ sinh và ý thức trách nhiệm cao trong công việc).
- Seiketsu (thực hiện nguyên tắc 3S và đảm bảo nơi làm việc được chăm sóc đầy đủ).
- Shitsuke (sẵn sàng giúp đỡ, rèn luyện mọi người thực hiện tốt nguyên tắc trên).
Dù ở cương vị hay vị trí nào thì đây là một điều bất di bất dịch và là quy tắc mà bất cứ người Nhật nào cũng không thể quên khi giao tiếp. Trong mọi thứ, người Nhật luôn rất khiêm tốn, cả trong cách ăn mặc, lời nói đến việc chia sẻ kinh nghiệm, bài học làm việc ngay cả khi họ ở một vị trí cao hơn. Nét tính cách mà mình cảm thấy ấn tượng tiếp theo chính là sự chính xác khi người Nhật yêu cầu rất cao trong giao tiếp cần đảm bảo điều đó, và họ cũng rất tối kỵ khi nói đùa, nói đoán hay trêu đùa ở nơi làm việc.
Việc học tập trên trường đã hỗ trợ 2 bạn trong quá trình thực tập như thế nào?
Vân Anh: Xuyên suốt quá trình thực tập, các môn học ở trường như Applied Computer Skill (Tin học văn phòng ứng dụng), Organizational Behavior (Hành vi tổ chức), Operations Management (Quản trị vận hành) các nhóm môn liên quan đến Accounting (Kế toán) đã giúp ích cho mình rất nhiều trong công việc em đảm trách tại công ty. Công việc của khoa quản lí sản xuất (PC) tại Murata liên quan rất nhiều đến kiến thức nghiệp vụ, chuyên môn, và mình đã được training trong suốt hơn 1.5 tháng để hiểu về các đầu việc, cũng như cách thực hiện nó. Nhưng về cơ bản, cũng phải có các kiến thức nền cơ bản về doanh nghiệp từ VNUK thì mình mới có thể tiếp thu tốt các kiến thức chuyên môn được đào tạo ở công ty.
Thu Thủy: Mình cảm thấy may mắn vì đã được học ở trường các môn kỹ năng mềm như viết email, kỹ năng giao tiếp của môn Communication Skills, môn học về Applied Computer Skill (Tin học văn phòng ứng dụng), Organizational Behavior (Hành vi tổ chức), Operations Management (Quản trị vận hành) các nhóm môn liên quan đến Accounting (Kế toán) đã giúp mình đỡ bỡ ngỡ hơn khi tác nghiệp ở công ty. Thời gian đầu khi học những môn như viết email hoặc học về giao tiếp, xin lỗi, cảm ơn,… mình cảm thấy khá là bất ngờ vì nghĩ rằng đó là điều mình biết rồi. Nhưng khi thực tập rồi mình mới cảm thấy được ý nghĩa các chương trình đào tạo của VNUK, rất sát với thực tế.
2 bạn có cảm nhận như thế nào vì kỳ thực tập này?
Vân Anh: Kỳ thực tập 4 tháng vừa qua thực sự rất có ý nghĩa với bản thân mình khi có được cơ hội làm việc cho 1 trong những tập đoàn điện tử lớn trên thế giới. Được trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp, quốc tế và kỷ luật đã giúp mình học được rất nhiều điều giá trị. Nó có lẽ sẽ là bàn đạp cho con đường sự nghiệp của mình sau này khi rút ra được những kinh nghiệm quý báu, cũng như biết được những thiếu sót của bản thân, từ đó có thể quay về trường và tiếp tục trau dồi trước khi tốt nghiệp. Các nhân viên trong Murata Đà Nẵng nói chung cũng như các anh/ chị đồng nghiệp tại phòng ban PC của mình nói riêng rất trách nhiệm, nhiệt tình và hết mình giúp đỡ mình hoàn thành tốt nhất kì thực tập của mình. Các chị thật sự kiên nhẫn với những lỗi sai của mình, hướng dẫn tận tâm các công việc hằng ngày. Mình vô cùng ấn tượng Murata trong khoản quan tâm thực tập sinh, tại đây thực tập sinh (dù là trong thời gian 4 tháng ngắn ngủi) nhưng cũng được đối đãi như 1 nhân viên chính thức của tập đoàn. Ngay từ ngày đầu, dù công việc rất bận nhưng các chị vẫn sắp xếp hẳn 1 cuộc họp 30 phút chỉ để nghe mình giới thiệu và chào đón đến phòng ban làm việc. Ngoài ra thì Murata thực sự đã có 1 hệ thống đào tạo rất tốt, khi thực tập sinh cũng có 1 quy trình đào tạo bài bản và cụ thể theo giờ, theo bài học. Các chị quản lý, leaders cũng sắp xếp thời gian trong hơn 1.5 tháng đầu để hướng dẫn cụ thể cho mihhf những kiến thức cần nắm. À, mình cũng rất ấn tượng với bộ đồ đồng phục của công ty. Khi toàn bộ nhân viên, công nhân, kể cả ban giám đốc, chủ tịch đều mặc chung 1 màu áo, mình có suy nghĩ đến sự bình đẳng trong môi trường làm việc với nhau, không đánh giá, phân biệt lẫn nhau thông qua ngoại hình. Kể vui cho mọi người thêm một xíu nha, là ở Murata, mỗi khi lên ca đều sẽ có 1 bài tập thể dục gồm 6 động tác, giúp cho nhân viên khởi động 1 ngày làm việc mới. Sau khi tập thể dục, các nhân viên sẽ đọc Triết lý Murata để nhắc nhở bản thân luôn làm việc theo 1 kim chỉ nam của nhà sáng lập đã đề ra cho cả tập đoàn.
Thu Thủy: Thật sự thì Vân Anh cũng đã nói hết cảm nghĩ của mình luôn rồi ^^. Thời gian qua thì mình cũng cảm thấy rất may mắn khi được vào thực tập ở Murata. Lúc đầu khi được Career Service đưa cho vị trí này, mình vẫn nhớ anh Võ có nói đây là công ty lớn, mình sẽ có chút áp lực công việc. Nhưng mình vẫn muốn trải nghiệm và thật tuyệt vời khi mình đã tới được thời điểm này. Trong kỳ thực tập này, mình có thể rút ra được rất nhiều điều thiếu sót của bản thân, những điểm yếu, những điểm mạnh. Ngoài ra, ở công ty các anh, chị quản lý luôn hỗ trợ mình hết mình. Nhiều lúc mình cảm thấy mình hỏi rất nhiều, rất phiền, nhưng mọi người vẫn luôn lắng nghe, động viên, hỗ trợ dù công việc rất bận rộn. Em thật sự cảm ơn công ty đã luôn giúp đỡ từ công việc cho đến hỗ trợ gửi khảo sát để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Điều làm mình nhớ nhất đó chính là những buổi liên hoan, ăn uống cùng với bộ phận khi đạt được kết quả cao trong các đề án cải thiện, KPI. Vì đây là những dự án mà mọi người đã bỏ rất nhiều tâm huyết và thời gian, nên liên hoan cũng chính là lúc có thể giải stress công việc, mọi người có thể cùng nhau nói chuyện, tâm sự. Mọi người rất thân thiện, hoà đồng và vui vẻ, tạo cho em cảm giác rất thân thuộc và gần gũi.
